Bericht: IT-Komplettbetrieb für ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen
Der Kunde ist ein mittelständisches Unternehmen aus der Maschinenbau-Branche mit rund 400 Mitarbeitenden im Hamburger Umland. Die interne IT-Abteilung besteht aus drei Personen und betreibt eine hybride IT-Landschaft, die primär On-Premise basiert ist, jedoch bereits erste Cloud-Komponenten wie Microsoft 365 und Azure nutzt. Da Themen wie Verfügbarkeit, Sicherheit und Weiterentwicklung der IT immer wichtiger werden, entschied sich das Unternehmen für ein Managed Services Modell in Zusammenarbeit mit der PROTOS Technologie GmbH.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Aus Sicht der Geschäftsführung
Vor der Zusammenarbeit mit PROTOS war der IT-Betrieb stark auf interne Ressourcen fokussiert, wodurch Engpässe in der täglichen Betreuung sowie bei strategischen IT-Initiativen entstanden. Es fehlte zunehmend an Ressourcen für alle IT-Belange – insbesondere im Hinblick auf Themen wie Cloud-Technologien, Business Continuity und IT-Security. Nachdem ein direkter Lieferant gehackt wurde, erkannte die Geschäftsführung auch das eigene Risiko für derartige Angriffe. Daher sollten zeitnah Backup und Recovery Prozesse angepasst und Maßnahmen zur aktiven Cyberabwehr dringend ergänzt werden.
Ziele:
- Sicherstellung regelmäßiger Datensicherung und Schutz vor Cyberangriffen
- Kontinuität des Geschäftsbetriebs im Krisen- und Störungsfall
- Weiterentwicklung und Zukunftssicherung der IT
Aus Sicht der IT-Leitung
Die interne IT war operativ sehr stark ausgelastet und konnte sich nicht auf strategische Projekte konzentrieren. Es fehlte an standardisierten Prozessen für Monitoring, Backup und Security sowie an modernen Tools zur Implementierung und Verwaltung der hybriden IT-Infrastruktur. Der Supportaufwand stieg kontinuierlich an, ohne dass weitere Kapazitäten hierfür aufgebaut werden konnten. Dies führte auch immer wieder zu Überstunden im Team.
Ziele:
- Einführung eines zentralen Monitoring-Systems zur frühzeitigen Erkennung von Störungen
- Schaffung von skalierbaren Anwendungsumgebungen
- Fokus auf die Kernprozesse der IT (z. B. Business-Anforderungen, Prozessberatung)
- Übergabe des Basis-Betriebs an einen externen, zuverlässigen Dienstleister
- Implementierung einer hybriden IT-Infrastruktur Umgebung durch Nutzung von Public und Private Cloud Providern
Der Weg zur Entscheidung für PROTOS Managed Services
Die Entscheidung für PROTOS Technologie GmbH erfolgte im Schulterschluss zwischen Geschäftsführung und IT-Leitung. Grundlage war ein mehrstufiges Auswahlverfahren, das auf fundierter Analyse des Ist-Zustands sowie klaren Zielvorgaben beruhte.
Wichtige Entscheidungsfaktoren:
- Ganzheitliches Service-Modell, das sowohl operative Aufgaben als auch strategische Beratung abdeckt.
- Transparente SLAs und ein umfassendes Sicherheitskonzept.
- Neue Mitarbeitende brauchen länger für die Einarbeitung.
- Wissen geht beim einem Mitarbeiterabgang verloren.
- Übergaben und Delegierungen funktionieren nicht.
- Silos entstehen, Bottlenecks inklusive.
Das Ergebnis? Frustration im Team und beim Kunden, hohe Fluktuation, verpasste Ziele – und letztlich: steigende Kosten, Zeitverluste und Qualitäts- & Sicherheitsrisiken.
Alignment-Faktor
Die IT-Leitung überzeugte mit dem Argument der Entlastung und Professionalisierung des IT-Betriebs, während die Geschäftsführung durch klare Aussagen zu Ausfallsicherheit, Datenschutz und Zukunftsfähigkeit überzeugt wurde. Der strukturierte Beratungsprozess von PROTOS und die Möglichkeit eines Proof of Concept festigten die Entscheidung zusätzlich.
Bereits umgesetzte Lösungen mit PROTOS
Cybersecurity – Vertrauen durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen
Nach einem kritischen Sicherheitsvorfall bei einem Zulieferer, erkannte das Unternehmen die Dringlichkeit einer deutlich verbesserten IT-Sicherheitsstrategie. PROTOS implementierte ein umfassendes, maßgeschneidertes Sicherheitspaket, inklusive eines quartalsweisen Security-Reportings. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen finden als Live-Webinar zweimal pro Halbjahr für ca. 100 Mitarbeiter statt. Ergänzend wurden spezielle Dienste wie Safe Links und Safe-Attachments in M365 eingerichtet, um proaktiv Phishing und Malware zu erkennen. Innerhalb eines Jahres bis Q1 2025 erkannte man ca. 6.250 Phishing-Versuche und ca. 1.760 blockierte Malware-Anhänge. Zudem wurde die gesamte Office-IT umfassend durch Conditional Access und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abgesichert.
Störungsmanagement – Proaktive Partnerschaft für Zuverlässigkeit
Kritische Ereignisse wie eine nicht erreichbare MS SQL-Datenbank, haben in der Vergangenheit immer wieder die Produktivität erheblich beeinträchtigt. Der Zeitaufwand für die interne IT zur Wiederherstellung war groß. PROTOS TecOps übernimmt den Infrastruktur-Support und stellt bei zukünftigen Störungen schnellstmöglich die Arbeitsfähigkeit wieder her. Zur präventiven Minimierung zukünftiger Ausfälle etablierte PROTOS ein umfassendes Monitoring-System, das potenzielle Störungen frühzeitig erkennt und behebt, bevor diese zu kritischen Ausfällen führen. Von vormals 93 Infrastruktur-betreffenden Tickets im vergangenen Jahr, hat das Team der PROTOS den Umfang um knapp 61% auf 36 Tickets im Folgejahr reduziert. Diese Herangehensweise vermied bereits mehrere Male größere Ausfälle, dem Kunde im alten Setup viel Zeit gekostet hätten.
Einführung neuer Tools – Partnerschaftliche Begleitung in die digitale Zukunft
Das Unternehmen kommunizierte bisher vorwiegend über Exchange und eine traditionelle Telefonanlage. PROTOS unterstützte als zuverlässiger Begleiter die Umstellung auf Microsoft 365, insbesondere Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams. Diese Umstellung ermöglicht den 85 Usern im Officebereich des Unternehmens nun beispielsweise die Kommunikation via Chat und Cloud-Telefonie, sowie die Dateiablage über SharePoint/OneDrive, unabhängig von ihrem Standort und Gerät. PROTOS unterstützte umfassend während der vierwöchigen Migration und Einführung und bleibt weiterhin als verlässlicher M365-Partner an der Seite des Unternehmens.
Nutzen und Vorteile durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit mit PROTOS Technologie GmbH hat dem Unternehmen auf mehreren Ebenen Mehrwert gebracht – sowohl operativ als auch strategisch. Dies gelingt insbesondere durch das partnerschaftliche und proaktive Herangehen beider Unternehmen.
Operative Vorteile:
- Stabile IT-Infrastruktur mit 24/7-Monitoring und proaktivem Störungsmanagement, dass das Risiko für schwerwiegende Störungen reduziert.
- Deutliche Entlastung der internen IT-Abteilung – Überstunden gehören der Vergangenheit an.
- Standardisierte Backup- und Security-Prozesse inkl. quartalsweisen Reporting.
- Reibungsloser Support durch ein zentrales Ticketsystem und feste Ansprechpartner, sodass bereits 90% der Anfragen am Erstellungstag behoben werden.
- 1st Level Support Anfragen konnten innerhalb eines Monats von 220 auf 60-80 durch Automatisierung dank des Einsatzes von KI und die Anbindung eines internen Wikis reduziert werden.
- Neue Projekte werden durch PROTOS implementiert, verprobt und in Betrieb genommen – alles aus einer Hand.
Das IT-Team des Kunden kann sich nun wieder auf die wirklichen IT-Hebel konzentrieren, statt nur zu reagieren.
„Unser Anspruch ist es, die IT-Infrastruktur unserer Kunden nicht nur zu übernehmen, sondern aktiv weiterzuentwickeln. Durch standardisierte Prozesse, ein zentrales Monitoring-System und proaktive Sicherheitsmaßnahmen schaffen wir eine verlässliche IT-Basis, auf der das Unternehmen sicher und zukunftsfähig agieren kann. So wird aus täglichem IT-Feuerlöschen ein stabiler Betrieb mit Raum für Innovation“, Jan Reimers, Head of Managed Services bei PROTOS.
Strategische Vorteile:
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit des internen IT-Teams durch Entlastung und Fokus auf Wachstumsthemen.
- Sicherheit und Compliance langfristig und nachhaltig auf aktuellem Stand.
- Planbare Weiterentwicklung der IT (z. B. gezielte Cloud-Transformation).
- Besseres Zusammenspiel zwischen IT- und Geschäftsstrategie.
- Schulungsangebote und Wissenstransfer zur langfristigen Kompetenzentwicklung im Unternehmen.
Die unternehmerische Planbarkeit und langfristige Sicherheit sind nun wieder deutlich einfacher erreichbar, da das tägliche Geschäft in der IT in sicheren Händen liegt.
„Wir verstehen IT nicht als reine Infrastruktur, sondern als strategischen Motor für nachhaltiges Wachstum. Deshalb setzen wir bei unseren Kunden genau dort an, wo es im Alltag oft am meisten drückt – bei Cybersecurity, im Störungsmanagement und der Einführung neuer Tools. Unser Anspruch ist es, nicht nur Probleme zu lösen, sondern gemeinsam mit dem Kunden den Weg in eine resilientere, flexiblere und intelligentere IT-Zukunft zu gestalten – als verlässlicher Partner auf Augenhöhe„, Karsten Quellec, Managing Partner bei PROTOS.
Machen Sie sich jetzt ein Bild zu unseren Leistungen rund um Managed Services auf unserer Fokusseite.
