Bericht: IT-Infrastruktur-Modernisierung für ein mittelständisches Handelsunternehmen
Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit zwei Standorten und über 25 Mitarbeitenden stand vor einer wachsenden Belastung durch seine veraltete IT-Infrastruktur. Die Systeme waren in die Jahre gekommen – teilweise über 11 Jahre im Einsatz – und führten zunehmend zu Problemen im Tagesgeschäft. Die acht vorhandenen virtuellen Maschinen liefen auf zwei physischen Servern, die immer häufiger Störungen verursachten. Bereits mehrere ungeplante Ausfälle pro Quartal hatten die Abläufe beeinträchtigt, und ein Ausfall des Terminalservers hätte sofortige Umsatzverluste nach sich gezogen.
Hinzu kam ein von PROTOS identifizierter hoher Aufwand in der täglichen Administration:
- Der interne IT-Verantwortliche verbrachte rund 40 % seiner Arbeitszeit mit reaktiver Fehlerbehebung.
- Pro Woche mussten 8–10 Stunden manuelle Aufgaben erledigt werden, weil Automatisierungen fehlten.
- Der fehlende Standortabgleich führte regelmäßig zu doppelten Datenbeständen, die händisch korrigiert werden mussten.
Auch sicherheitsseitig war die Situation kritisch. In der bestehenden Infrastruktur liefen nicht mehr unterstützte Betriebssysteme ohne Sicherheitsupdates, eine Multi-Faktor-Authentifizierung war nicht vorhanden, sicherheitsrelevante Ereignisse wurden kaum protokolliert und eine zentrale Übersicht über Geräte und Zugriffe existierte nicht. Hinzu kam eine veraltete Backup-Strategie, die im Schadensfall teure Wiederherstellungsprozesse zur Folge gehabt hätte. Die Kombination aus operativen Belastungen, Sicherheitsrisiken und steigender Komplexität machte deutlich, dass eine grundlegende Modernisierung unumgänglich war.
Strategische Neuausrichtung der IT-Infrastruktur
Um diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen, entschied sich das Unternehmen gemeinsam mit PROTOS für eine konsequente Neuausrichtung der IT. Ziel war es, die bestehende Infrastruktur nicht nur zu ersetzen, sondern vollständig neu zu denken: weg von starren On-Premise-Servern, hin zu einer skalierbaren, sicheren und zukunftsfähigen Cloud-Architektur auf Basis von Microsoft Azure. Damit sollte die IT von einem Risikofaktor zu einem echten Wachstumstreiber werden.
Im Mittelpunkt standen drei zentrale Schwerpunkte:
- Ablösung der alten Serverlandschaft und Umstellung auf moderne Azure-Dienste für sämtliche Kernfunktionen.
- Standardisierte Sicherheits-, Backup- und Recovery-Prozesse, um geschäftskritische Ausfälle dauerhaft zu vermeiden.
- Einführung zentral gesteuerter Verwaltung, klarer Zugriffsstrukturen und einheitlicher Compliance-Richtlinien.
Diese Neuausrichtung legte die Grundlage für eine Infrastruktur, die nicht nur den operativen Druck reduziert, sondern dem Unternehmen langfristig Stabilität, Transparenz und Sicherheit bietet.
Technische Umsetzung durch PROTOS als Managed Service Partner
PROTOS übernahm die vollständige Umsetzung und den anschließenden Managed-Service-Betrieb. Die Migration erfolgte nahezu ohne Downtime – ein entscheidender Faktor für das Handelsunternehmen, das täglich auf durchgängige Verfügbarkeit angewiesen ist. Sämtliche Benutzerkonten, Daten und Prozesse wurden in eine einheitliche Azure-Architektur überführt, inklusive Entra ID, Exchange Online, SharePoint, Azure SQL und Azure Virtual Desktop.
Parallel dazu wurde die komplette Sicherheitsbasis erneuert: MFA wurde flächendeckend eingeführt, Protokollierung und Monitoring modernisiert, Phishing- und Sicherheitstrainings durchgeführt und Notfallprozesse dokumentiert. Die vorher notwendigen 8–10 Stunden manueller Administrationsarbeit pro Woche konnten weitgehend eliminiert werden.
Ein dediziertes Betriebsteam übernahm den Service mit erweiterten Supportzeiten. Kritische Vorfälle werden priorisiert behandelt, wodurch die durchschnittliche Reaktionszeit um über 50 % reduziert wurde. Ergänzend wurde dem Unternehmen eine moderne Endgeräteverwaltung über Microsoft Intune bereitgestellt, inklusive automatisierter Richtlinien, Compliance-Prüfungen und Geräteüberwachung.
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Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle im laufenden Betrieb
Die neue Cloud-Infrastruktur zeigte im laufenden Betrieb unmittelbar Wirkung. Systeme liefen stabiler, der Support wurde schneller und die Sicherheitslage verbesserte sich deutlich. Gleichzeitig entstand eine Kostentransparenz, die der Geschäftsführung neue Steuerungsmöglichkeiten eröffnete.
- Verfügbarkeit: Die Systemverfügbarkeit erhöhte sich von ca. 95 % auf über 99 %, ungeplante Ausfälle gingen um mehr als 70 % zurück.
- Aufwand: Administrationszeiten reduzierten sich massiv, da viele manuelle Tätigkeiten automatisiert wurden. Der interne IT-Verantwortliche konnte sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
- Kosten & Sicherheit: Klare Lizenzübersichten, der Wegfall veralteter Tools und ein modernes Sicherheits- und Backup-Konzept sorgen für planbare IT-Kosten und ein deutlich höheres Sicherheitsniveau.
Durch regelmäßige Berichte zu Verfügbarkeit, Sicherheit und Ressourcennutzung erhält das Management nun ein Transparenzniveau, das zuvor nicht möglich war.
Digitale Skalierbarkeit als Wachstumstreiber
Bereits wenige Monate nach dem erfolgreichen Projekt entschied sich das Unternehmen, einen dritten Standort nach Zukauf zu integrieren. Die neue Infrastruktur machte dies zu einem reibungslosen Prozess: Benutzer konnten innerhalb weniger Stunden eingebunden werden, Sicherheitsrichtlinien wurden automatisch übertragen und Cloud-Dienste sofort standortübergreifend genutzt. Auch der Rollout von MFA und Zugriffsberechtigungen ließ sich zentral und ohne zusätzlichen Aufwand realisieren.
Damit wurde klar: Die IT war nicht länger ein Engpass, sondern ein echter Skalierungsfaktor. Die standardisierte Cloud-Struktur unterstützt das Unternehmenswachstum effizient und sicher – getragen von einem Managed-Services-Modell, das Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosten dauerhaft kontrollierbar hält.
„Unternehmen im Handel brauchen eine verlässliche IT. Doch gerade im Betrieb erscheint eine Modernisierung zunächst aufwendig und risikoreich. Diesen Engpass haben wir mit dem Kunden sicher und schnell aufgelöst.“, Jan Reimers, Head of Managed Services bei PROTOS.
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