Bericht: IT-Komplettbetrieb für ein Autohaus mit Werkstattbetrieb
Ein mittelständisches Autohaus mit angeschlossenem Werkstattbetrieb und rund 20 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, seine hybride IT-Infrastruktur langfristig sicher und effizient zu betreiben. Die interne IT-Abteilung bestand aus einem Administrator, der sich um den täglichen Betrieb kümmerte – für strategische Themen wie Cloud-Architektur, IT-Sicherheit oder Compliance fehlten jedoch Zeit, Fachwissen und Ressourcen.
Die IT-Landschaft war geprägt von Microsoft 365, einem cloudbasierten DMS/CRM-System und lokalen Servern für die Werkstattsoftware, die täglich von über 10 Mitarbeitenden aktiv genutzt wird. Hinzu kamen ein historisch gewachsenes Netzwerk mit WLAN und VPN-Zugängen für den Außendienst sowie grundlegende IT-Sicherheitsmaßnahmen.
Einheitlicher IT-Betrieb und mehr Sicherheit
Ziel des Projekts war es, den gesamten IT-Betrieb im Rahmen eines Managed Service Modells zu zentralisieren, End-of-Life-Systeme vollständig abzulösen und Sicherheitslücken zu schließen – darunter über 20 veraltete Benutzerkonten und 2 nicht dokumentierte VPN-Zugänge. Gleichzeitig sollte eine zukunftsfähige Basis für weiteres Wachstum geschaffen werden. Dabei sollten sowohl Cloud-Dienste als auch lokale Komponenten in ein einheitliches Betriebsmodell überführt und dauerhaft betreut werden. Mit einem erfahrenen Partner für Managed Services sollte der sichere, performante und DSGVO-konforme Betrieb der Infrastruktur sichergestellt werden – bei maximaler Entlastung der internen IT.
Unsere Lösung: Struktur, Entlastung und echte Hands-on-Unterstützung durch Managed Services
PROTOS übernahm den vollständigen IT-Betrieb im Rahmen eines passgenauen Managed Services Konzepts – mit Fokus auf klaren Prozessen, hoher Transparenz und sofort spürbarer Entlastung für das interne Team.
Unser Ansatz:
- Betrieb und Wartung der kompletten IT-Landschaft (Microsoft 365, lokale Systeme, VPN, WLAN, Firewall)
- Einführung eines zentralen Endpoint-Managements via Intune
- Basis-Monitoring für Systemverfügbarkeiten, Backups und Frühwarnung bei Ausfällen
- Umsetzung von IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Virenschutz, MFA, zentrale Policies und regelmäßige Awareness-Trainings
- Unterstützung bei DSGVO-konformer Datennutzung und Herstelleranforderungen an IT-Sicherheit
Architekturdiagramm zu IT-Betrieb & IT-Sicherheit beim Kunden:
Im Fokus stand dabei stets das Prinzip eines zuverlässigen Managed Service Providers, der nicht nur reagiert, sondern proaktiv gestaltet – auch für kleinere Unternehmen ohne eigene Cloud- oder Security-Spezialisten.
Transparente Kosten, hohe Sicherheit, schnelle Prozesse
Innerhalb der ersten 3 Monate nach dem Onboarding des PROTOS Managed Services Teams konnten spürbare Erfolge erzielt werden – sowohl technisch als auch organisatorisch. Die Geschäftsführung erhält regelmäßig strukturierte Berichte zur Systemverfügbarkeit und Sicherheitslage. Onboardings neuer Mitarbeiter beim Kunden erfolgen innerhalb weniger Stunden. Die MFA-Abdeckung wurde durch technische Maßnahmen und verpflichtende Richtlinien auf 100 % gesteigert und die Beteiligung an Security-Schulungen liegt bei über 90 %.
Dank zentraler Lizenzverwaltung und der Ablösung veralteter Tools wurden zudem laufende Kosten um 18% reduziert und die IT transparenter steuerbar. Das gewählte Managed Service Modell bietet dem Unternehmen dabei jederzeit volle Kostenkontrolle – ohne Abstriche bei Qualität oder Sicherheit. Support-Anfragen werden im Schnitt innerhalb von 2 Stunden bei einem monatlichen Ticketvolumen von durchschnittlich 35 Anfragen bearbeitet. Kritische Vorfälle werden durch PROTOS innerhalb von 60 Minuten in die Bearbeitung genommen. Die schnelle Reaktionszeit trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden und zur Stabilität des Betriebs bei.
Mit der IT auf Wachstumskurs
Schon wenige Monate nach dem erfolgreichen Start in den IT-Komplettbetrieb entschied sich das Autohaus, einen kleineren Betrieb als zusätzlichen Standort mit 8 Mitarbeitenden zu übernehmen und sein Geschäftsmodell weiter auszubauen. Dank der standardisierten, skalierbaren IT-Strukturen war die technische Integration kein Hindernis – sondern ein Treiber für reibungsloses Wachstum.
PROTOS begleitete den gesamten Prozess eng: von der schnellen Benutzerintegration über Azure Entra ID bis hin zur Auswahl und Integration moderner Cloud-Dienste wie Microsoft 365 und SharePoint Online zur Optimierung der Zusammenarbeit und Ablösung dezentraler Datei-Serverlösungen. Auch sensible Themen wie Netzwerksicherheit, MFA-Rollouts oder Lizenzkonsolidierung konnten durch die bestehende Struktur effizient umgesetzt werden.
Sicherheitsstandards und IT-Prozesse wurden mühelos auf den neuen Standort übertragen und das gesamte Team profitiert unmittelbar von gemeinsamen Awareness-Schulungen und einem zentralen Support-Modell.
Das Resultat: Die standardisierte und skalierbare IT-Struktur trägt maßgeblich dazu bei, das Unternehmenswachstum effizient umzusetzen – unterstützt durch das starke PROTOS Managed Services Team im Hintergrund.
„Gerade wachsende Unternehmen brauchen eine IT, die mitdenkt und nicht blockiert. Unser Ziel ist es, Strukturen zu schaffen, die Veränderungen nicht nur möglich, sondern einfach machen“, Jan Reimers, Head of Managed Services bei PROTOS.
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