Dokumentation in der IT: Erfolgsfaktor statt lästiger Pflicht
Ping! – „Dokumentation aktualisieren“ – ein kurzer Blick auf die To-do-Liste, ein Seufzen, ein Gedanke: Schon wieder? Ja, schon wieder. Und das ist gut so.
Unsere Kollegen bei PROTOS jonglieren täglich mit komplexen Kundenprojekten, Deadlines, spontanen Anfragen und Meetings. In diesem Trubel erscheint die Pflege der Projektdokumentation oft wie eine zusätzliche Last – eine Aufgabe, die sich leise in den Schatten anderer To-dos schleicht. Doch wir haben gelernt, sie genau dort zu verorten, wo sie hingehört: Mitten ins Zentrum unserer Projektarbeit.
Warum Dokumentation entscheidend ist
Gute IT-Dokumentation ist kein lästiges Beiwerk – sie ist die Grundlage für Skalierbarkeit, Effizienz und Qualität. Sie ermöglicht reibungslose Übergaben, schafft Transparenz im Team und bildet die Brücke zwischen Fachbereichen, Kunden und technischen Umsetzern.
Sie beantwortet Fragen wie:
- Wer hat wann was getan – und warum?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen – und mit welcher Begründung?
- Wo stehen wir gerade – und was ist als Nächstes zu tun?
Nur wenn diese Fragen dokumentiert und nachvollziehbar beantwortet werden, können Projekte strukturiert wachsen.
„Ohne Dokumentation entsteht Unsicherheit – mit ihr entsteht Vertrauen“, bringt es Dalia El-Hawari, IT-Cloud Consultant und Projektmanagerin bei PROTOS, auf den Punkt.
„Arbeit wird messbar, Aufgaben planbar und Erfolg wiederholbar. Standards werden beschrieben, kontrollierbar gemacht und gelebt. Kurz: Dokumentation ist das Fundament moderner, datengetriebener Organisationen.“
Wenn sie fehlt, wird’s teuer
Was passiert, wenn die Dokumentation fehlt oder unzureichend ist? Dann werden Projekte zur Blackbox:
- Arbeit wird doppelt oder gar nicht erledigt.
- Qualität schwankt – oft unbemerkt.
- Neue Mitarbeitende brauchen länger für die Einarbeitung.
- Wissen geht beim einem Mitarbeiterabgang verloren.
- Übergaben und Delegierungen funktionieren nicht.
- Silos entstehen, Bottlenecks inklusive.
Das Ergebnis? Frustration im Team und beim Kunden, hohe Fluktuation, verpasste Ziele – und letztlich: steigende Kosten, Zeitverluste und Qualitäts- & Sicherheitsrisiken.
Warum fällt gute Dokumentation so schwer?
Trotz aller Vorteile tun sich viele Unternehmen schwer damit, Dokumentation systematisch zu verankern. Das liegt oft an einem simplen, aber weit verbreiteten Irrglauben: Dokumentation sei „nicht dringend“ und könne „später“ gemacht werden. Schlimmste Annahme: die Dokumentation ist ein Aufwand, die der Kunde nicht bezahlt.
Hinzu kommt:
- Sie erfordert Abstimmung zwischen Erstellern und Konsumenten.
- Die Wirkung schlechter Dokumentation zeigt sich oft verzögert.
- Es fehlt an klaren Strukturen und Verantwortlichkeiten.
- Dokumentation wird selten belohnt, oft ignoriert.
Dabei ist sie kein Selbstzweck – sondern ein Hebel für bessere Zusammenarbeit, Qualität, Innovation und eine nachhaltig erfolgreiche Kundenbeziehung.
Wie gute Dokumentation gelingt
Was also macht eine gute Dokumentation aus? Es ist weniger das Ob, sondern das Wie. Gute Dokumentation folgt einem klaren Standard, ist einfach zugänglich, aktuell, strukturiert – und wird im Alltag gelebt.
Erfolgsfaktoren guter Dokumentation:
- Struktur & Klarheit: Templates, Gliederung, Wiederverwendbarkeit
- Kultur: Dokumentation als Teil des Projekterfolgs, nicht als Pflichtübung
- Verantwortung: Dokumentation ist Teamaufgabe – aber mit klaren Zuständigkeiten
- Regelmäßigkeit: Erinnerungen und Rituale, um die Pflege zu verankern
- Tools & Integration: Dokumentation dort, wo gearbeitet wird
- Methodik: sich an den Prinzipien der technischen Dokumentation von ARC42 orientieren.
Bei PROTOS setzen wir beispielsweise auf ein Confluence-Template für Kundenprojekte, das den Einstieg in die Dokumentation erheblich erleichtert.
„So starten wir nicht bei null, sondern nutzen bewährte Strukturen – direkt im laufenden Projektbetrieb. Regelmäßige Reminder, etwa ein monatlicher Ping, stellen sicher, dass die Dokumentation nicht im stressigen Alltag untergeht“, erklärt Dalia El-Hawari.
Tools & Beispiele aus der Praxis
Die Digitalisierung liefert uns bei PROTOS zahlreiche Tools, um Dokumentation effizient umzusetzen und sogar zu automatisieren. Ein Auszug:
- Jira & Confluence: Aufgaben- und Wissensmanagement wird kombiniert und ist so transparent und durchsuchbar.
- Miro: Gemeinsam Brainstormen, Gedanken strukturieren und visuelle Prozesse kollaborativ dokumentieren.
- Camunda (BPMN): Prozesse werden strukturiert und ausführbar dokumentiert.
- Automatisierung & KI: Tools wie GPT-gestützte Zusammenfassungen oder auto-generierte Meeting-Mitschriften ersparen viel manuelle Schreibarbeit.
Auch klassische Ansätze wie JavaDocs oder Markdown-Dokumentationen haben ihren Platz – sofern sie gepflegt und im Arbeitsprozess verankert sind.
An die Nutzer denken!
Während der Einführung von neuen Tools und Prozessen ist die Dokumentation sehr entscheidend und beeinflusst direkt, wie gut diese bei den Nutzern ankommen. Nicht zuletzt wegen schlechter Beschreibungen von Abläufen oder dem nicht vorhandenem Wissen über die Verortung oder fehlendem Wissen für die Nutzbarmachung der Dokumentation scheitern viele Projekte.
Hierbei ist sicherlich zu beachten, dass die Dokumentation recht komplex ausarten kann und auch von verschiedenen Akteuren für unterschiedliches Publikum geschrieben wird.
Wesentliche Beispiele:
- Software-Hersteller zu Manager
- Software-Hersteller zu Betriebsführung (Administration)
- Software-Hersteller zu Benutzer
- Betriebsführung zu Manager
- Betriebsführung zu Benutzer
Diese Transitleistung aus den Projekten in die Linie ist ein fester Bestandteil der Arbeitsweise bei unseren Kolleginnen und Kollegen.
Fazit: Der unterschätzte Hebel
Gute Dokumentation schafft nicht nur Ordnung – sie erhöht Sicherheit, Transparenz und Skalierbarkeit:
- Schafft mehr Sicherheit, weil Prozesse nachvollziehbar sind und weniger Fehler passieren.
- Verringert Zeitaufwand, weil redundante Arbeit vermieden und Wissen schneller verfügbar ist.
- Reduziert Kosten, weil Qualität steigt und Einarbeitung schneller gelingt.
- Motiviert Menschen, weil Mitarbeitende sich orientieren können und ihre Arbeit Wirkung zeigt.
In einer Welt, in der IT-Projekte immer schneller, komplexer und vernetzter werden, ist eine gute Dokumentation kein „Nice-to-have“ mehr – sie ist die stille Heldin nachhaltiger IT-Transformation. Der nächste Schritt: Die Lösung produktiv einsetzen und auf weitere Prozesse ausrollen – etwa in den Bereichen Instandhaltung, Incident Management oder Kundenservice.
Andreas Sass, Managing Partner bei PROTOS: „Eine gute IT-Dokumentation ist für uns kein lästiger Mehraufwand, sondern ein Versprechen an unsere Kunden. Sie schafft die Grundlage für langfristige und echte Partnerschaften – gerade bei Release-Wechseln, System-Updates oder neuen Projekten. Gleichzeitig ermöglicht sie es, neue Partner schnell zu integrieren. Dokumentation ist für uns ein kultureller Wert – sie sichert Kontinuität, Vertrauen und Zukunftsfähigkeit.“
